Бухгалтерский учет трудовых книжек в 2023 году

К чему относятся трудовые книжки – к товарам, активам или расходным элементам?

Есть несколько способов учета трудовых книжек:

• Это может быть товар, который перепродается сотрудникам.
• Книжка выступает МПЗ для ведения деятельности управленческого характера в компании.
• Книжка выступает расходом предприятия.

Компания самостоятельно определяет, какой учитывающий способ вести в отношении трудового документа, данный способ фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим основные способы учета трудовых книжек с точки зрения их соответствия законодательным нормам в области трудового права.

Трудовые книжки – расходная статья для руководителя

В соответствии с правительственным постановлением о трудовых книжках, регламентируется только выдача, а не реализация в виде продажи трудового документа сотрудникам. Однако при увольнении и выдаче трудовых книжек в руки персоналу предприятие взимает с лица плату в виде затрат, связанных с книжкой. Аналогичный документ предусматривает, что продажу трудового формуляра может осуществлять только производитель и строго определенные продавцы.

В соответствии с этими документами, работодатель – это посредник между специальным продавцом трудовых книжек и работниками. У него нет правомочия собственности на трудовые книжки. Это означает, что учитывать трудовые книжки на счетах с товарами не получится. По этой же причине трудовые книжки не зачисляются на счет с материалами.

Движение и стоимость формуляров определяется несколькими проводками:

• Поступившим книжкам присвоен статус БСО.
• Цена на БСО относится к расходам руководителя.
• Предусмотрен НДС, который предъявляет специальный продавец формуляров трудового документа.
• Трудовые книжки списываются с учета.
• Компенсируемая работником стоимость бланка учитывается в доходной части при увольнении этого работника, трудовая книжка выдается ему на руки.
• При передаче уволенному работнику бланка с его стоимости начисляется налог.
• Долг за формуляр документа погашается работником.

Трудовая книжка в качестве актива руководителя

Если предприятие решило ставить на учет бланки в качестве активов, операции по передаче продавцом и обеспечению работников формулярами отображаются следующим образом:

• Книжка учитывается в виде МПЗ.
• Фиксируется НДС, который предъявляется лицом, продающим формуляры.
• Поступившие бланки учитываются в виде БСО.
• Стоимость формуляра относится к расходной части.
• При выдаче уволенному работнику с цены на формуляр начисляется налог.
• Списание со счета каждого бланка, который оформляется для работников.
• Компенсируемая работником стоимость учитывается в доходной части при увольнении этого лица и выдаче документа в руки.
• Долг за документ погашается этим лицом.

Трудовые книжки и ответственность: какие санкции ждут предприятия за нарушения учета?

Ошибки учета таких документов влекут за собой нарушение сроков по передаче сотрудникам формуляров, ввиду чего к работодателю могут быть применены взыскания, регламентированные административным законодательством (ст. 5.27 КоАП РФ).

Для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц штраф варьируется от 1000 до 5000 рублей. Если же руководитель имеет статус юридического лица, штраф увеличивается до 50 тыс. рублей.

Не стоит забывать о том, что бухгалтерский учет формуляров необходимо вести по всем правилам. При нарушении правил ответственное лицо получает штраф до 10 тыс. рублей. При повторном нарушении санкции становятся строже, вплоть до отстранения от работы и приостановления деятельности предприятия.

Если трудовые книжки будут потеряны в результате халатности руководителя, они не будут обнаружены в архиве, то руководство может быть привлечено к уголовной ответственности. По статье 325 УК РФ штрафы достигают 200 тыс. рублей, также возможно назначение работ исправительного характера и даже лишение свободы.

Таким образом, трудовые формуляры – это важные документы, в которых фиксируется стаж сотрудника, которые защищают его законные интересы, а это значит, что учет таких бланков должен вестись надлежащим образом. Законодательство предусматривает несколько способов, выбор которого зависит от специфики работы компании, опыта бухгалтера. Результаты отображаются в соответствующих проводках, при этом стоит учитывать, что непосредственная продажа формуляров сотрудникам не допускается, однако при увольнении они обычно компенсируют их стоимость.