Кадровое делопроизводство

Понятие

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, предполагающих рациональное оформление трудовых отношений в документальном плане. Основные моменты взаимодействия с работниками здесь представлены трудоустройством и увольнением, переводом и направлением в командировку, вручением наград и взысканием на фоне наказаний. Все это, так или иначе, сопровождается теми или иными формальностями. Работодатели, которые задействуют наемный труд, обязуются осуществлять кадровое делопроизводство. В рамках новых требований эти работы несколько упрощены, но никто от кадровых мероприятий не освобождается по закону полностью.

На практике осуществлять ведение учета кадров с нуля может один специалист и целая служба в соответствии с масштабом деятельности организации и степенью сложности ее структуры. Чем больше штат, тем внушительнее пакет документов, с которым сталкивается кадровик. Логично предположить, что в таком случае ему гораздо сложнее справиться с работой одному. По этой причине работодатель нуждается в расширении кадрового отдела. Если же вести речь о незначительных организациях, где осуществляет деятельность максимум 10-20 человек, все вопросы решает руководитель в единоличном порядке. В идеале здесь не обойтись без определенного квалификационного уровня, однако в случае незначительного объема работы все можно освоить с нуля и прекрасно справляться со своими рабочими задачами.

В 2021-2022 году наблюдалось усложнение кадрового делопроизводства, возникло достаточно много новых требований к документообороту и обработке личных данных, усилилась роль кадровиков в составе и структуре организаций, требования инспекционного характера также стали жестче. Сейчас документация для проверки запрашивается различными контролирующими и надзирательными инстанциями – это ГИТ, прокуратура, Пенсионный фонд.

Даже если на фирме нет хотя бы одного обязательного документа, все это влечет за собой возникновение достаточно серьезных трудностей для нее. Ответственность за все эти нарушения несет работодатель или же специально нанятое должностное лицо, которое занимается непосредственно кадровым учетом. По этой причине бумаги всегда должны быть в порядке, именно на этом основании определяется качество взаимодействия с сотрудниками. Надо удостовериться в том, что организация располагает всей обязательной документацией, которая предусмотрена в нормах трудового законодательства.

В кадровое делопроизводство входит: составление и оформление документов по определённым кадровым задачам: приём на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, перевод для замещения отсутствующего работника, допустим ушедшего в декретный или обычный отпуск, премирование, взыскание, предоставление отпуска, оформление сотрудника, уезжающего в командировку, аттестация персонала и многое другое.

Основные и дополнительные документы

Требования 2022 года остались практически неизменными. Сразу стоит отметить, что при появлении в организации наемных сотрудников обязательный перечень документов становится шире за счет возникновения индивидуальных бумаг, к ним обычно относятся:

Если в законе требуется направление персонала на плановые медицинские осмотры, в обязательном порядке необходимо завести журнал, посвященный учету обследований. Если в рамках каких-то должностей имеет место быть полноценная ответственность материального характера, она непременно должна быть закреплена посредством оформления договорных соглашений.

Важно! Зачастую специалисты относят к этому списку должностные инструкции. С одной стороны, их разработка с точки зрения закона не является обязательной. С другой стороны, при возникновении непростой ситуации они сильно помогут в обосновании позиции работодателя.

Некоторые документы подлежат разработке всего один раз и используются ежегодно. Конкретно в данном случае речь идет о правилах внутреннего трудового распорядка или о положениях, которые обеспечивают регламентирование отдельных нюансов взаимоотношений с работниками. На практике внесение изменений осуществляется лишь при возникновении соответствующей необходимости. Также есть документы, которые с определенной периодичностью составляются заново. К данной категории не составит труда отнести такие бумаги, как график, где отображены отпуска (переоформление – каждый год), табель, связанный с учетом рабочего времени (каждый месяц), график сменности (когда учетный период подходит к концу).

Перечень включает не только базу, но и ряд вспомогательных документов, которые традиционно являются рекомендательными. Это значит, что в случае их отсутствия работодатель не получит штраф, тем не менее, результативность взаимодействия с персоналом может ухудшиться. Традиционно эта категория представлена следующими бумагами:

Оформление всех этих бумаг на практике осуществляется по мере необходимости.

Порядок документального оформления

Алгоритм делопроизводства в городе Москва предполагает подчинение стандартному набору требований, их нужно обязательно знать, чтобы понимать, с чего начать, и куда двигаться далее. Даже без владения внушительным опытом на практике можно привести кадровые дела компании в порядок, не важно, сколько времени она существует и функционирует на рынке. А благодаря новой инструкции можно и вовсе избежать ошибок в этом непростом вопросе.

• Для начала требуется детальное ознакомление с азами кадрового делопроизводства. Для этого потребуется применение особых литературных источников. На практике к ним относятся методички, акты нормативного характера в области трудового права. Всегда необходимо держать под рукой Трудовой кодекс, причем его редакция должна быть строго актуальной. Именно этот документ содержит ответы на большое количество вопросов, которые связаны с повседневными кадровыми мероприятиями. Отсутствие владения нормами закона зачастую приводит к тому, что работодатель получает внушительные штрафы.
• Далее стоит ознакомиться с перечнем компьютерных программ, которые могут применяться на практике. Очень многие организации устанавливают программное обеспечение специализированного формата с целью упрощения работы с бумагами и оптимизации рутинных процессов. Речь здесь может вестись об учете времени, отработанного по факту, составлении графика по отпускам, формировании распоряжений и приказов по шаблонам.

Важно! На сегодняшний день существует большое количество документов, которые предполагают рекомендательное ведение в электронном формате. К ним традиционно относятся отчетные бумаги для Росстата, а также больничные листки. Если же речь непосредственно о трудовых книжках, а также о личных карточках, можно отметить, что они по-прежнему ведутся в бумажном виде.

• На третьем шаге требуется ознакомление с учредительной документацией организации. Процессы кадрового характера должны оформляться таким образом, чтобы не было никаких противоречий с нормативами устава и прочих бумаг. В них традиционно прописываются порядки приема на работу, а также оплаты трудовой деятельности первых лиц организации. Помимо этого, к данной категории принято относить и схему, в соответствии с которой происходит утверждение штатного расписания.
• Затем проводится ревизия в отношении нормативных актов локального характера. Необходимо посмотреть, все ли документы обязательного характера имеются в наличии. А также надо проверить их на предмет соответствия актуальным законодательным нормам. Если вдруг чего-то не хватает, или же допущены ошибки, фирма рискует получить штрафные санкции.

  Важно! Оказывается, штрафов можно и избежать, для этого необходимо соблюдать ряд простейших условий:

  • для начала сформировать список правил и положений, которых недостает;
  • затем разработать документацию собственными силами либо с помощью специалистов;
  • после этого согласовать проектные решения с вышестоящими сотрудниками и утвердить их посредством соответствующих приказов.

  В ходе переоформления любой документации официального характера требуется ориентирование на ГОСТ Р7.0.97-2016.

• Затем необходимо заняться разработкой типового формата трудового договора, который в дальнейшем будет применяться на практике с целью оформления взаимоотношений с сотрудниками. Важно, чтобы содержание не было в противоречии со стандартами ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации. Также надо удостовериться в том, что все обязательные условия в бумагу были включены.
• Потом надо будет сформировать список бланков для классических процедур. Сюда на практике не составит труда отнести такие мероприятия, как увольнение, перевод с рабочего места и прием на новую должность, обеспечение отпуска, отправка в командировки, вручение премий. На сегодняшний день коммерческие структуры располагают выбором документов в рамках кадрового делопроизводства. Они могут применять унифицированные направления или же разрабатывать свои бланки. В случае выбора второго варианта требуется утверждение посредством письменного приказа.
• Затем нужно в обязательном порядке позаботиться о наличии регистрационных журналов, посвященных учету проверок со стороны структур контроля и надзора, регистрации несчастных случаев, инструктажей. Что касается прочих журналов, их заведение требуется по мере надобности.
• Далее производится проверка степени правильности оформления трудовых отношений с сотрудниками, включая генерального директора. Здесь нужно принимать во внимание, в первую очередь, условия, прописанные в договорах, а именно сроки их действия, испытания в рамках приема на работу, уровень материальной ответственности. Далее убираются все недочеты, которые были выявлены, а также заключаются соглашения по договорам трудового характера.
• Затем производится организация работы с трудовыми книжками. Работник свой личный документ такого плана передает в кадровый отдел еще на шаге поступления на должность. С этого момента и до момента увольнения бумага хранится непосредственно у работодателя. Именно он отвечает за хранение бумаги и ее последующую выдачу в рамках приказа руководителя. Эти обязанности традиционно поручаются в адрес кадровика. Необходимо руководствоваться нормами ст. 66 ТК РФ, инструкции №69 от 10.10.2003, правил Постановления №225 от 16.04.2003.
• Потом на всех работников заводятся персональные карточки, даже на тех, кто работает на дому, по совместительству или в сезон, по форме Т-2. В качестве исключения выступают исполнители, которые работают по гражданско-правовым договорам.
• Далее обеспечивается воинский учет, этим тоже занимается кадровик. В частности, издается приказ о назначении ответственного лица, составляется ежегодный план мероприятий, который требует согласования с военкоматом, данные переносятся из военных билетов.
• И, наконец, документам надо обеспечить оптимальные условия хранения, это должно происходить вне зоны общего доступа, например, в сейфе или шкафу, который не подвержен горению. С течением времени их количество станет больше.

Даже большие компании не всегда могут позволить себе держать в штате профессионального специалиста по кадровому делопроизводству. В результате чего такие компании сталкиваются с нарушениями ведения кадрового делопроизводства и не знают, как в очень короткие сроки выявить и исправить все ошибки и недочёты, и при этом избежать штрафных санкций, и восстановить делопроизводство в полном и нормально функционирующем объёме, и со всеми установленными требованиями и законами.

Единственным выходом из этой неприятной ситуации является обращение к частным фирмам, которые занимаются предоставлениями юридических услуг. Лучше всего заказывать полный набор услуг у специалистов по кадровому делопроизводству. Только люди, владеющие знаниями и навыками работы с кадровой структурой и составом, могут хорошо справиться с поставленными задачами. Наша фирма «Бизнес Консалтинг» рада предоставить Вам свои услуги в области кадрового делопроизводства, и не только. У нас работают профессионалы своего дела, специалисты в своей области. Мы всегда рады Вас видеть у нас. Обратившись к нам, Вы можете быть уверены в том, что получите профессиональную консультацию, и ответы на все интересующие Вас вопросы.