Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы и минусы

Консультирование от аутсорсера: в чем польза для бухгалтерии?

Бухгалтерский аутсорсинг отличается только тем, что вместо охранника или уборщика приглашается бухгалтер. С этого момента он не числится в штате и не получает ежемесячную зарплату, его приглашают и оплачивают, когда есть необходимость в получении бухгалтерских услуг.

Английских термин аутсорсинг, образованный от out и source – термин, в буквальном переводе означающий внешний ресурс: организация или компания привлекает извне (из профильной фирмы) специалистов для занятия бухгалтерией. Это пригодится и ИП с небольшими ресурсами, вынужденными самостоятельно заниматься учетом. Прибегая к аутсорсингу бухгалтерских услуг, он прекращает живо интересоваться трансформациями в законодательстве, пытаться освоить тонкости ведения бухгалтерии и составления отчетности – от таких сложностей его избавит аутсорсинг.

У крупных компаний появляется возможность экономии на содержании штатной бухгалтерии, ежемесячной зарплате и премиях, выделении помещения, оборудования и расходников, а заодно забыть о расчете налогов, зарплат и прочих неприятностях, с которыми обычно ассоциируют бухгалтерию. Остается время на ведение бизнеса и простые радости жизни, без постоянной головной боли.

На западе, с его деловой хваткой и утилитарными подходами, давно оценены весомые преимущества посторонних специалистов для выполнения кратковременных или периодических работ – возможность сэкономить, благодаря аутсорсингу, используют 9 из 10 бизнесменов, в России аутсорсингом бухгалтерии пока прельстилось меньшее количество, но оно неуклонно растет.

Возможно, причина этого – в непродолжительности срока с момента полученного разрешения: в 2016, внесение поправок в ФЗ № 402 (далее - «О бухгалтерском учете»). Выделяют три вида перевода бухгалтерии на аутсорсинг. Дифференциацию проводят по количеству переданных функций и по степени вовлеченности сторонних специалистов в выполнение обязанностей штатной бухгалтерии:

• консультации: при возникновении проблем или вопросов ИП, ответственный сотрудник разрешает их обращением в компанию, занятую аутсорсингом;
• выборочный аутсорсинг бухгалтерских услуг: например, ведение отчетности делегировано, а проводки остаются в ведении штатной бухгалтерии;
• все необходимые процессы переходят в ведение компании, предоставляющей услуги по ведению бухгалтерского учета, проводок, начислений и пр.

Консультации могут потребоваться в разных случаях, но распространенными поводами для обращения за услугами называют ведение учета ИП, не имеющего соответствующей подготовки, недостаточное количество работников (один бухгалтер, который не успевает), возникновение сложной ситуации, несостыковки.

Выборочный аутсорсинг

Оптимален, если у ИП или загруженного бухгалтера нет времени на обеспечение всего необходимого в бухгалтерской деятельности, тогда передается отрасль, в которой они наименее компетентны, или наиболее ответственная, трудоемкая, рутинная. К аутсорсингу прибегают для расчета налогов, зарплат и премий, обработки первичной документации, проведения операций по импорту и экспорту, разрешения нестандартных вопросов – перечень услуг по бухгалтерскому мастерству не имеет ограничений. Выполнение такого объема в любом случае освобождает столь необходимое время. Его можно потратить на решение проблем и приоритетных бизнес-задач.

Полный аутсорсинг

Этот вид бухгалтерского аутсорсинга характеризуется передачей всех работ, обычно выполняемых штатными бухгалтериями. Делегация полномочий ангажированному профессионалу, занимающемуся аутсорсингом, исключает необходимость содержания на зарплате штатного, получающего деньги за отработанное время, а не за выполненный объем. На аутсорсинг передаются:

• кадровое делопроизводство и начисление з/п;
• проводки операций по кассе;
• ведение и обработка первичной документации;
• авансовые отчеты и взаиморасчеты с контрагентами;
• экспортно-импортные операции.

Заключение договора на услуги, в зависимости от его условий, позволяет прибегнуть к аутсорсингу в любое время суток, без выходных и праздников или в рабочее время, в вариабельных средствах передачи информации, в реальном или виртуальном формате.

Пользуясь полным аутсорсингом, всю работу передоверяют специалистам компании по услугам, они не только получают доступ к клиентскому банку, но и хранят у себя первичную документацию. В предлагаемых пакетах услуг предусматриваются дополнительные и специфические.

Стоимость услуги

Зависит от нескольких составляющих. Есть базовый пакет для тех, кто на упрощенке, в котором в услугах – налогообложение, декларация о доходах и консультации в режиме онлайн. Это – единственный случай, когда бухгалтерские функции имеют универсальный ответ по оплате. В остальных случаях оплата рассчитывается индивидуально и зависит от:

• количества проводимых переводов и платежей (оборота компании);
• штата сотрудников и направления бизнеса;
• налогового режима;
• какого вида аутсорсингом занимается провайдер у заказчика;
• Прибавление дополнительных операций – сопровождения кассы, валютных операций, эквайринга и соглашений с агентами – возможно по желанию клиента, но повлияет на стоимость в сторону увеличения оплаты.

Этапы перехода на аутсорсинг

Использование аутсорсинговых схем включает три основных этапа:

Отрицательные моменты

У любого явления есть положительные и отрицательные стороны, минусы присущи и аутсорсингу:

• вероятность информационной компрометации, из-за передачи информации сторонним лицам;
• операционные риски, из-за которых приходится прибегать к страхованию или указанием в договоре ответственности за ошибки приглашенного бухгалтера или компании, на которую он работает;
• риск для репутации заказчика, если на него работает непрофессиональное бухгалтерское сопровождение, допускающее ошибки.  

Минимизировать отрицательные моменты и риски, присущие аутсорсингу, можно, тщательно подбирая такую компанию. Можно изучить отзывы о работе подрядчика или для начала прибегнуть к одной услуге, постепенно расширяя спектр, если в работе превалируют плюсы, а минусы отсутствуют.

Аналитики отмечают, что на рынке есть значительное количество компаний, предлагающих услугу аутсорсинга в бухгалтерском деле, от небольших агентств, ведущих сопровождение точной и сложной науки, до крупных компаний, занятых консалтингом, юриспруденцией, аудитом и бухгалтерией. Причин возникновения называют две: бухгалтерская деятельность - востребованная услуга, и данная деятельность пока разрешена без лицензии от государства.

Преференции

Говорить о преимуществах можно долго, их действительно много, но простой способ избавиться от обременительной отчетности и расчетов – обращение в специализированную компанию с командой профессионалов, подразумевает наличие базовых аргументов в пользу:

• В крупной организации работают квалифицированные специалисты, у каждого есть специализация, можно рассчитывать на разрешение разных проблем, от казначейских операций до аудита, плюс внутренняя поэтапная проверка, минимизирующая вероятность погрешностей, а значит, и штрафов.
• Такой подход избавляет от необходимости постоянного разрешения кадровых проблем, обычных и обыденных – от больничного до декрета, отпуска или увольнения в период подготовки отчетности или срочных операций – это проблемы аутсорсинговой компании, если она крупная, там предусмотрено наличие нескольких специалистов.
• Минимизация расходов: оплачивается не рабочее время, а объем проделанной работы. Сезонное затишье означает существенную экономию, а не начисление оплаты за часы, просиженные на рабочем месте. К тому же нет больничных, взносов в СФР, отпускных и декретных.
• Приятная особенность сотрудничества, как страхование профессиональной ответственности, позволит возместить понесенные убытки (штрафы, пени, доначисление налогов) за счет страховки подрядчика.
• Постоянным клиентам предлагаются скидки и акции, сформированные пакеты услуг, что принесет дополнительную экономию на оплате. Но даже если они предусмотрены только для клиентов банков, работать без финансово-кредитных организаций в наше время невозможно.

Ведение бизнеса означает необходимость перманентного изучения новых возможностей оптимизации деловой активности, развития новых отраслей индустрии услуг. Нет смысла отказываться от существенной экономии, обременительных обязанностей – того, что осложняет жизнь и деловую активность.

В современной реальности корректное ведение бизнеса возможно только при экономии на налогах, предусмотренной в законодательстве, правильном ведении учета, со всеми его обновлениями и тонкостями, вовремя сделанных отчислениях в соцстрах и правильно начисленной зарплате работникам.

Ответственность бухгалтера на аутсорсинге

Главное условие, при котором бухгалтер на аутсорсинге несет ответственность — причинение ущерба при отсутствии вины клиента. Такая вина может иметь место, если клиент, к примеру:

• направил аутсорсеру некорректную первичную и прочую документацию (на основании которой составлена отчетность с ошибками, за которую был получен штраф);
• передал подложные, поддельные документы;
• не выполнил собственные обязательства по обработке (и дальнейшей передаче — например, в адрес ФНС) документации, принятой от аутсорсера, при том, что ее содержание является корректным.

В отсутствии виновных действий со стороны заказчика аутсорсер может быть привлечен к ответственности. Типичные примеры некачественной работы бухгалтера на аутсорсинге заключаются в:

Таким образом, возможность обеспечить несение ответственности аутсорсером — несомненный плюс сотрудничества с внешней бухгалтерией. Однако, существует и минус, который заключается в следующем: если бухгалтер на аутсорсе согласен с тем, что он несет полную ответственность за допущенные ошибки, то это никак не аннулирует штрафы и прочие санкции, которые применятся к заказчику со стороны регуляторов. Для проверяющих сотрудников контролирующих органов абсолютно не важно, кто именно виновен в выявленном нарушении.

Порядок несения аутсорсером ответственности, а также возмещение им причиненного ущерба детально оговаривается с заказчиком и фиксируется в письменных соглашениях. Основополагающий документ здесь — договор на аутсорсинг.

Как заключить договор на консалтинг?

Стороны фиксируют в контракте:

Общие положения, в числе которых:

• предмет договора, время и место его заключения;
• права, обязанности заказчика и исполнителя;
• ответственность сторон.

Положения, отражающие специфику бухгалтерии на аутсорсинге:

• общие условия получения консультаций (перечень задач, решаемых с привлечением внешнего специалиста);
• время возможного обращения за помощью;
• списки сотрудников, управомоченных общаться с аутсорсинговой бухгалтерией;
• способы взаимодействия с аутсорсером (можно регламентировать как его личные визиты на предприятие, так и удаленную работу — в том числе через электронную почту, мессенджеры, соцсети);
• правила определения стоимости внешних услуг по бухгалтерскому, налоговому учетам и иным связанным с ними направлениям;
• порядок, периодичность, способы оплаты консультаций.

Главное требование к договору: на его основании аутсорсер должен ответственно решать задачи, с которым заказчик не может справиться самостоятельно. Стороны могут договориться о возможном привлечении третьих лиц (партнеров аутсорсинговой бухгалтерии) для улучшения результатов проведенной работы.

Важно отразить в договоре порядок обеспечения конфиденциальности обмена информацией. Например — регламентировать использование определенной системы электронного документооборота, которая по своей функциональности и защищенности будет устраивать каждую из сторон. Аналогично — установить порядок заверения документов электронной подписью. Данное условие позволит сторонам избежать нарушений при выполнении требований законодательства о применении ЭЦП, оборота персональных данных, а также придать необходимую юридическую силу документообороту.