Лайфхаки для бухгалтера

Универсальный помощник - Excel

Для бухгалтеров и финансовых аналитиков созданы десятки электронных помощников. Их задача заключается в том, чтобы автоматизировать выполнение типовых процессов (расчетов, сбора данных, аналитики, учета параметров, составления планов) и снизить нагрузку на работника. В чем же преимущество Excel и почему этот инструмент называют "мастером на все руки"? Во-первых, это простая и понятная в использовании программа, которую выбирают сотни сотрудников из России.

Приложение подходит для реализации следующих профессиональных задач:

• Обнаружения материалов из других специализированных программ и создание на базе этих сведений внутренней управленческой отчетности (сохранение данных, объединение их в разные группы, составление сравнительных таблиц);
• Настройка нужных параметров, например, для точного отбора и указания команд, которые должна будет выполнить другая программа;
• Составление таблиц с формулами для постоянных нетиповых расчетов по активам, пассивам и балансу предприятия или коммерческой организации;
• Создание понятный графиков, диаграмм и таблиц, где будет собрана вся информация по конкретной теме, например, с целью отображения результатов увеличения прибыли за прошлый квартал;
• Ведение книги учета доходов и расходов для индивидуальных предпринимателей, заполнение отчетности, если нет другого программного обеспечения, которое лучше подойдет для решения этой задачи.

Стоит также отметить, что специалисты используют Excel для переноса данных. То есть многие предпочитают выполнять расчеты на бумаге и уже после подведения итогов по задаче - вносить цифры и комментарии в программу. В Интернете можно найти много дополнительной информации по применению Excel бухгалтерами и финансовыми аналитиками. На сайтах представлены печатные бланки в удобном формате, например, есть образец накладных ТОРГ-12. Большая часть информации в таких экземплярах загружается автоматические. В целом заполнение ячеек занимает намного меньше времени, за счет полной автоматизации обработки числовых данных с учетом указанных настроек.

Даже начинающий специалист знает простые формулы, которые используют в приложении Excel на компьютере или ноутбуке. Например, это расчет по =A1+B1 для получения суммы чисел из двух ячеек. Обратите внимание, что при написании этой формулы в начале ставится знак равенства, что дает программе понять - вам нужно не просто ввести цифры, буквы, а выполнить расчет. Если в одном столбце или строке представлены основные числовые значения по задаче, то узнать сумму или разницу будет намного проще. Выполнять расчеты можно разных видов, с большим количеством переменных.

Приведем простой пример: в столбце А нужно сложить ячейки с 1 по 135. Формула будет выглядеть следующим образом: =СУММ(A1:A135). Также часто используется расчет типа =ОКРУГЛ(N;0) для округления, при этом вместе "О" нужно указать нужное число знаков после запятой. В результате вы получите целое число (что может пригодиться для приблизительного расчета разницы значений прибыли за разные отчетные периоды).

Помимо этого, в соответствующем разделе программы Excel есть не только математические, но и логические, финансовые и текстовые формулы. Для успешной работы сотруднику лучше научиться использовать как можно больше электронных инструментов-помощников. Программа автоматизирует выполнение тех задач, на которые раньше вы тратили по несколько часов. При этом приложение укажет, какие данные нужно вводить в поле, а дополнительную информацию всегда можно узнать в справке.

Обратите внимание, что для создания собственных таблиц в Excel важно один раз точно провести настройку (заполнить все ячейки, изучить сведения по работе с приложением). Также вы можете использовать калькулятор и другие инструменты, когда требуется срочно сделать нестандартный подсчет. Главное выполнять все последовательно, не бояться ошибиться и больше тренироваться, постоянно вводя финансовую отчетность в компьютер, а не вести ее на бумаге. Далее остановимся на более простых электронных помощников современных бухгалтеров.

Зачем бухгалтерам нужны калькуляторы на ПК?

Даже школьник знает, что в основе работы бухгалтера лежит выполнение разных расчетов (сложение, вычитание, умножение, деление). По этой причине не использовать калькулятор финансист просто не может. Однако речь идет не о стационарном устройстве на столе, а о специальных программах, приложениях. Калькуляторы используют для предоставления точных данных по больничным, отпускам, расчету стажа, пеням по налогам и взносам, материальной выгоде (или расходам в редких случаях). Также не обойтись без онлайн-калькулятора с функцией процентов при ведении налоговой отчетности компании. Важно правильно указать все данные, чтобы потом не найти ошибки при проверке УСН, НДФЛ, НДС или фиксированных взносов ИП.

В Интернете сейчас десятки разных калькуляторов. Их могут использовать даже дети, достаточно показать им, в какие ячейки нужно вносить конкретные данные. Если вы ввели точные числовые значения, то результат будет верным. Готовый расчет можно сохранить в файле Word или Excel, распечатать и прикрепить к другим документам по финансовой отчетности коммерческой организации или предприятия.

Стоит отметить, что есть приложения на смартфон, планшет или ПК, причем большая часть из них совершенно бесплатные. Рассчитайте стаж по трудовой книжке, просто вычтя, суммируя нужные периоды рабочей деятельности. Индивидуальные предприниматели легко справляться с бухгалтерскими задачами по той причине, что есть удобные калькуляторы в Интернете. Но помните, что важно использовать актуальные ресурсы, где часто обновляют формулы (особенно, если вы выполняете расчеты по финансовым задачам, например, с изменчивой ставкой рефинансирования или МРОТ).

Календари и заметки для бухгалтеров

В первую очередь стоит отметить, что один из аспектов работы бухгалтера - это принятие управленческих решений, организация процессов по выдаче заработной плате, расчету премий, ведению финансовой отчетности. По этой причине календари и заметки очень нужны сотрудникам крупных коммерческих организаций. На столе специалиста обязательно должен быть подробный планер с выделенными задачами на понедельник, пятницу и другие дни недели. Это поможет не забыть о важных делах. В 2023 году лучше использовать сразу несколько календарей на ПК, в смартфоне и на планшете. Вы можете выбрать стандартную рабочую программу или Google-календарь. Все электронные календари похожи между собой, поэтому главное найти тот, который будет более простым в использовании именно для вас. Немного интересной информации об этом электронном помощнике:

• Календари не просто отображают события - они напоминают о важных мероприятиях (например, на смартфоне может появиться уведомление со звуковым сигналом; выбирайте настройки громкости по своему желанию; календари и заметки работают без доступа к Интернету и даже без мобильной сети);
• Многие сотрудники данной сферы используют календарь, который представлен на сайте налоговой службы (он показывает дни подачи отчетов, уплаты налоговых сборов за месяц или квартал; когда вы нажимаете на нужную дату - то появляется полный список и "окно" с дополнительной информацией).

Чтобы не забыть об интересном событии, встреч с друзьями или родными, конференции, отправке документов о прибылях за прошлый месяц - специалисту стоит использовать разные "напоминалки". Это могут быть заметки в мобильном телефоне, будильник на планшете, современные планеры-программы для ПК или ноутбука. Есть разные электронные инструменты для напоминаний. Установите любое из приложений для заметок, выберите нужные даты и пропищите в соответствующих ячейках ваши задачи или мероприятия. Например, боитесь забыть подачу СЗВ-М - поставьте сигнал за день до этого события. Функцию планировщика также может выполнять электронная почта, социальные сети. Главное правильно настроить эти приложение, не отвлекаясь на ненужную информацию, когда вы заходите на свою страницу ВКонтакте или ищете новый ресторан в поисковой строке Яндекса.

Подводя итог, стоит вспомнить про бумагу. Профессия бухгалтера невозможна без использования записных книжек, блокнотов, ежедневников и десятков листов бумаги формата А4. Вы ежедневно делаете небольшие пометки на листах, составляете планы, сверяетесь с отчетностью. Также очень популярны липкие цветные блоки и маркеты. Они помогают выделить наиболее важные задачи и не забыть о них в суматохе трудовых будней. Есть одна хитрость с приложением "Блокнот". Например, вы хотите выбрать дату и время для каких-то заметок, указания события. Создайте новый файл в этой программе и откройте его. Далее важно ввести .LOG. Каждый следующий раз, когда вы будете заходить в приложении - в нем будут отмечаться дата и время.